Die einfachste aber enorm effektive Maßnahme ist, sich anzugewöhnen, möglichst unmittelbar nach jedem Arbeitspaket kurz zu durchdenken und aufzuschreiben, welche konkrete Aktion als nächstes in dieser Sache/in diesem Projekt notwendig ist.
Die einfachste aber enorm effektive Maßnahme ist, sich anzugewöhnen, möglichst unmittelbar nach jedem Arbeitspaket (z.B. dem Führen eines Telefonates, einem Kundenbesuch, dem Lesen oder Schreiben einer E-Mail, dem Verfassen eines Briefes oder Berichtes…) kurz zu durchdenken und aufzuschreiben, welche konkrete Aktion als nächstes in dieser Sache/in diesem Projekt notwendig ist. Wir nennen das „Der nächste Schritt“.
Obwohl dieses Vorgehen beinahe selbstverständlich erscheint, kenne ich kaum ein Thema bei dem „common knowledge“ so weit entfernt von „common practise“ ist. Nach wie vor kenne ich viele Menschen, die eine E-Mail lesen, nicht entscheiden was sie damit anfangen möchten, und diese dann als wieder „nicht gelesen“ markiert in ihrem Eingangskorb liegen lassen. Als Leiter einer Vertriebsorganisation habe ich es unzählige Male erlebt, dass auch nach äußerst erfolgversprechenden Kundengesprächen keine zielführenden Folgemaßnahmen überlegt und durchgeführt wurden. Oder kennen Sie auch in Ihrem Unternehmen Projekte und Aufgabenpakete, die begonnen, aber ohne explizite Entscheidung, diese abzubrechen, nie zu Ende geführt wurden?
Beispiele
Folgende Beispiele sind Anregungen zum Einführen dieser Methode:
- Sie lesen ein E-Mail und entscheiden sofort, was Sie als nächsten Schritt machen möchten, also z.B. entsorgen, ablegen, sofort beantworten (sowie evtl. Wiedervorlage für erwartete Rückantwort), Aufgabe delegieren und Wiedervorlage für Nachfassen, Erledigung oder Planung eines Zeitblocks für die Bearbeitung. Üben Sie das einmal ganz bewusst ein, wenn Sie Ihren Eingangskorb abarbeiten.
- Sie führen ein Telefonat und entscheiden sofort als nächsten Schritt, eine Zusammenfassung an Ihren Gesprächspartner zu senden, um Missverständnisse zu vermeiden und die Gesprächsergebnisse und Folgeaktionen zu dokumentieren. Danach könnte der nächste Schritt eine Wiedervorlage zur Erledigung der vereinbarten Aufgaben oder die Terminierung eines Folgegespräches sein.
- Sie fragen nach einem Gespräch, bei dem Sie mit einer Kollegin über ein wichtiges Kundenprojekt reflektiert haben, was Sie konkret als nächste Maßnahme(n) vereinbaren. Die Frage lautet hierbei sinngemäß immer: Wer macht was bis wann?
- Führungskräfte sollten die Frage nach dem nächsten Schritt ganz grundsätzlich am Schluss jedes relevanten Gespräches mit Mitarbeitern stellen.
Diese Beispiele mögen banal klingen. In der Praxis wird die Methode des nächsten Schrittes aber in erstaunlich vielen Situationen nicht angewendet, was zu enormen Einschränkungen der Produktivität führt.
